如何挑選合適的ISO輔導顧問公司?

這是來自顧問在客戶端的反饋問題,客戶提到,當初花了很多時間在網路上搜尋ISO輔導公司,又請同行介紹,最後選擇了一位已經協助同行通過驗證的ISO輔導顧問,雖然公司順利通過ISO9001跟ISO14001,但實際在運行系統時,公司上下都感到非常的痛苦,每年為了面對稽核,將一些不知道作用的表單紀錄完成,搞得同仁壓力很大,還浪費公司成本,要不是為了客戶訂單,公司高層早就把管理系統停止驗證了。可是這一次客戶又要求ISO45001驗證,現在對全公司來說是一個很大的壓力,到底要怎麼選一間適合自己的ISO輔導顧問公司呢?

ANS:

顧問其實沒有所謂的好壞,只有適合不適合而已,但在過去顧問輔導轉版的案例裡,我們發現有一些公司除了系統執行效率特別差以外,同仁對於系統的認同度也特低,我們歸納出2個特點,了解這些特點會有助於接下來選擇ISO輔導顧問:

1. 管理程序內容完全套版,企業管理系統適應成本高

因為輔導時程上的壓力,通常顧問進行ISO輔導時都會帶著跟公司近似產業的文件範本進行輔導,再針對公司實際情況進行新增流程程序、修改範本接下來才會調整公司的工作流程,為了讓公司執行管理系統與原本的工作內容能夠結合,降低企業適應成本,調整工作流程都是最後的選項。但有許多ISO輔導顧問會要求企業依照範本的流程實施,這樣的做法剛好與上述的ISO輔導流程是相反的方式,一開始就要求企業更改原本的作業流程,接下來塞入表單,製作標準作業書,輔導結束後,整個公司忙於周旋這些無用的表單資料,企業認為的管理系統就是做文件,企業苦不堪言。

2. 表達能力不佳,溝通成本高

有許多ISO輔導顧問的能力並不差,但如俗話說:最優秀的專家不一定是一名好老師,假如ISO輔導顧問懂100%,可是傳達出來的只有50%,最後企業同仁接收程度只有20%,從輸出到最後輸入這中間的過程消耗了80%,這樣的溝通成本過於沉重,得到的結果就是企業對於管理系統的執行低效,與對管理系統的不理解,甚至誤解。

由以上歸納兩點可以知道,企業能否順利完成ISO輔導,並且有效的運行取決於適應成本與溝通成本,因此降低這兩樣成本就是選擇一名適合ISO輔導顧問的方向,了解選擇方向後,接下來才能回答該如何在進行ISO輔導前,選擇適合企業的ISO輔導顧問。

1. 量身訂做的ISO管理 (降低企業適應成本)

每個企業人數、型態、產業、文化都不一樣,因此在選擇ISO輔導公司前,一定要先了解ISO輔導公司的輔導流程與方式,這個過程初接觸管理系統的企業因為不理解ISO輔導顧問的重要性,往往就會忽略,這步驟主要是了解ISO輔導公司是丟範本給企業,還是依照企業的屬性一步一步的協助管理系統與公司制度的整合,將企業的適應成本降到最低。

2. 輔導前的顧問溝通 (降低溝通成本)

選定輔導ISO顧問公司後,最好能跟ISO輔導顧問聊聊。了解顧問的輔導方式與風格甚至頻率是否契合,判斷ISO輔導顧問好不好溝通。在聊天的過程中有一個很重要的評估點,就是ISO輔導顧問說的話,您聽不聽的懂,有沒有辦法理解。當無法理解時,試著向ISO輔導顧問提問,透過提問有沒有辦法清晰的了解ISO輔導顧問的表達內容,若是可以,接下來的合作就有很大的概率能夠合作順利,架構出一套適合公司的管理系統。

以上的說明主要是從企業角度出發挑選ISO輔導顧問,但ISO輔導是雙方面的合作,為了達成雙贏,除了ISO輔導顧問外,但只單靠單方的努力是無法完成整體的期望,企業內部對於導入ISO系統也是要有同等的決心,在接下來的ISO輔導過程中才會真的順利,達成公司的期望。

後記:

提問的客戶後來選擇我司進行ISO45001的輔導,我司ISO輔導顧問師協助整合與調整之前的管理系統,降低了企業的適應成本,現在公司雖然同時運行三個管理系統,但管理系統執行的順暢程度卻比之前高很多,內部反對管理系統的聲音也降低了,當然讓企業同仁最開心的就是,不用在面對年度準備稽核的壓力了。

 

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